Die Koordination der Workshops

Um viele Workshops zu haben, ist es natürlich hilfreich, wenn das gesamte Team dabei hilft und Menschen anspricht. Bei einer größeren Anzahl von Workshops ist es dann aber manchmal nicht leicht, den Überblick zu behalten. Daher ist es wichtig, dass es ein oder zwei Personen gibt, die für die Koordination der Workshops verantwortlich sind. Dazu gehört:

  • Laufende Prüfung der Anmeldungen
  • Verwaltung des "Master-Sheet" (dazu unten mehr)
  • Erstellung des Programms
  • Kommunikation mit den Workshop-Gebern (hier sollte immer nur eine Person zuständig sein, um Verwirrungen zu vermeiden
  • Weitergabe von speziellen Bedarfen an Logistik

Hilfreich ist es hier, iterativ vorzugehen, also möglichst bald eine erste Version des Programms intern zu erstellen und zu sehen, wie die Workshopangebote in die verschiedenen Zeitfenster und Raumoptionen passen. Das lässt sich ganz gut erstmal "offline" erstellen, beispielsweise durch eine Tabelle, wo jeder Workshop mit notwendigen Infos ein Post-It bekommt. Am Ende kann man das dann in eine digitale Tabelle überführen - unser so gennantes "Master Sheet"

Master Sheet

Um nicht schnell die Übersicht über die angemeldeten Workshops, deren Leiter und die möglichen Zeitfenster zu verlieren, hat es sich als vorteilhaft gezeigt, diese Informationen in einer Tabelle zu sammeln. Gerne könnt ihr diese von uns übernehmen oder modifizieren: Skillz Bazaar Master Sheet

  • Blatt "Programmübersicht:"" Hier findet sich der aktuelle Stand des Programms (mit Zeiten und Orten) zur internen Verwendung. Dieser Teil wird im Laufe der Zeit ergänzt und angepasst. Darunter befindet sich eine grobe Übersicht, die dann auch zur Kommunikation nach außen verwendet werden kann. Diese ist noch ohne Ortsangaben, da sich diese meist erst kurzfristig festlegen ließ.
  • Blatt "WS\Übersicht&Material": _Hier finden sich alle notwendigen Informationen zu den einzelnen Workshops. Gerade um eine Übersicht für benötigtes Material oder infrastruktur zu behalten ist das hilfreich und kann dann gesammelt organisiert werden. Hier sieht man auch, welche Informationen noch fehlen und von den Workshop-Leitern erfragt werden müssen.
  • Blatt "WS-Telefonnummer&CO": Übersicht der wichtigsten Telefonummern der Workshopgeber, des Skillz Bazaar Orga-Teams und der zuständigen Person(en) der Locations. Dieses Blatt ist besonders hilfreich, wenn man es ausgedruckt bei der Veranstaltung parat hat, um kruzfristig alle wichtigen Nummern da zu haben.
  • Blatt "WS_Orte_Preperation": Übersicht der benötigten Materialen und Austattung des einzelnen Orte für dei Workshops. Hiervon kann abgeleitet werden, was alles im Vorfeld organisiert werden muss und jeder im Team kann sich selbstständig im eine Location und dortige Workshop-Wechsel kümmern.

Info an die Workshopgeber

Um die Workshopgeber auf dem aktuellen Stand zu halten, macht es Sinn, ein paar Tage vor der Veranstaltung nochmals eine Mail rauszuschicken, in der die Details zu Programm und Logistik aufgeführt sind. Sollten Mittel vorhanden sein, um die verwendeten Materialien für Workshops zurückzuerstatten ist es dazu auch wichtig, die Leiter daran zu erinnern, die Belege zu sammeln und beim Orga-Team einzureichen.

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